SOP Layanan Kirim Motor
I. Tujuan
Menyediakan panduan operasional yang jelas dan terstruktur dalam proses pengiriman motor untuk memastikan keamanan, kenyamanan, dan ketepatan waktu pengiriman.
II. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh kegiatan pengiriman motor baik untuk pengiriman antar kota, antar provinsi, maupun antar pulau, melalui jalur darat, laut, dan udara.
III. Definisi
-
Pengirim: Pihak yang menyerahkan motor untuk dikirimkan.
-
Penerima: Pihak yang menerima motor setelah sampai di tujuan.
-
Operasional Pengiriman: Proses dari pengambilan motor hingga motor tiba di tujuan yang ditentukan.
IV. Prosedur Pengiriman Motor
1. Pendaftaran Pengiriman
-
Langkah 1.1: Pengirim menghubungi customer service Antarmotor.com melalui aplikasi, website, atau telepon untuk melakukan pemesanan.
-
Langkah 1.2: Customer service mengonfirmasi detail pengiriman, termasuk:
-
Jenis motor
-
Alamat pengirim dan penerima
-
Pilihan metode pengiriman (truk, kapal, pesawat)
-
Estimasi biaya dan waktu pengiriman
-
-
Langkah 1.3: Pengirim melakukan pembayaran sesuai biaya yang telah disepakati.
2. Penjemputan Motor
-
Langkah 2.1: Setelah pembayaran diterima, jadwal penjemputan motor akan ditentukan oleh pihak operasional.
-
Langkah 2.2: Tim pengambilan motor akan datang ke lokasi pengirim sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
-
Langkah 2.3: Motor diperiksa kondisi fisiknya dan didokumentasikan oleh petugas (foto dan deskripsi) untuk memastikan tidak ada kerusakan sebelum pengiriman.
-
Langkah 2.4: Motor dibersihkan dan dikemas dengan pelindung (misalnya, plastik atau bahan pelindung) agar aman selama perjalanan.
3. Proses Pengiriman
-
Langkah 3.1: Motor dimuat ke dalam kendaraan pengangkut (truk, kapal, atau pesawat) sesuai dengan metode yang dipilih oleh pengirim.
-
Langkah 3.2: Tim pengiriman memverifikasi dokumen yang diperlukan (STNK, surat jalan, dan ID pengirim) untuk memastikan legalitas pengiriman.
-
Langkah 3.3: Pengirim akan menerima nomor resi atau pelacakan pengiriman untuk memantau status pengiriman motor secara real-time.
4. Pengiriman ke Tujuan
-
Langkah 4.1: Motor dikirim ke tujuan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Selama perjalanan, motor dipantau oleh tim operasional untuk memastikan tidak ada masalah.
-
Langkah 4.2: Jika terjadi keterlambatan atau masalah lain selama perjalanan, customer service akan segera menghubungi pengirim dan penerima untuk memberi update terkini.
5. Pengantaran ke Penerima
-
Langkah 5.1: Setelah motor tiba di lokasi tujuan, tim pengiriman akan menghubungi penerima untuk memastikan kesiapan untuk menerima motor.
-
Langkah 5.2: Penerima akan melakukan verifikasi identitas dan motor yang diterima untuk memastikan bahwa motor yang diterima sesuai dengan yang dikirim.
-
Langkah 5.3: Tim pengiriman melakukan penyerahan motor kepada penerima dengan didokumentasikan melalui foto dan tanda tangan penerima.
-
Langkah 5.4: Penerima dapat memberikan feedback atau laporan jika ada kerusakan atau masalah dengan motor yang diterima.
6. Penutupan Proses
-
Langkah 6.1: Setelah motor diterima, pengirim dan penerima diberi kesempatan untuk memberikan evaluasi terkait layanan Antarmotor.com.
-
Langkah 6.2: Customer service akan memastikan bahwa semua prosedur telah selesai dan melakukan follow-up untuk memastikan kepuasan pelanggan.
V. Pengelolaan Kerusakan dan Klaim
-
Langkah 1: Jika motor mengalami kerusakan selama pengiriman, penerima wajib segera melaporkan kerusakan dalam waktu 24 jam setelah penerimaan.
-
Langkah 2: Tim customer service akan meminta bukti berupa foto kerusakan dan dokumen terkait pengiriman untuk proses verifikasi klaim.
-
Langkah 3: Jika klaim diterima, Antarmotor.com akan melakukan ganti rugi sesuai dengan kebijakan perusahaan dan asuransi (jika berlaku).
VI. Keamanan dan Perlindungan
-
Langkah 1: Semua motor akan dilindungi dengan asuransi selama pengiriman. Asuransi akan mencakup kerusakan atau kehilangan yang terjadi selama perjalanan.
-
Langkah 2: Pengemasan motor dilakukan dengan hati-hati untuk mengurangi potensi kerusakan akibat getaran, benturan, atau cuaca ekstrem.
VII. Layanan Pelanggan
-
Langkah 1: Customer service Antarmotor.com tersedia 24/7 untuk memberikan bantuan, menjawab pertanyaan, dan menangani keluhan pengirim atau penerima.
-
Langkah 2: Semua pertanyaan terkait status pengiriman dapat dilacak menggunakan nomor resi atau ID pengiriman yang diberikan oleh customer service.
VIII. Evaluasi dan Penyempurnaan Layanan
-
Langkah 1: Feedback dari pelanggan akan dikumpulkan untuk memperbaiki kualitas layanan.
-
Langkah 2: Tim operasional akan menilai setiap proses pengiriman dan melakukan perbaikan terus-menerus untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.
IX. Penutupan
SOP ini berlaku mulai dari tanggal yang ditetapkan dan harus diikuti oleh seluruh tim operasional, customer service, dan mitra pengiriman untuk memastikan kualitas layanan yang konsisten dan terpercaya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar